Privacy Policy – Happy Guest

Laatst bijgewerkt: 18-03-2026

1. Inleiding

Happy Guest biedt diensten aan voor huiseigenaren die hun vakantiehuis verhuren, waaronder een digitale welkomstmap, telefonische gastenservice (09:00–21:00), chatondersteuning (AI-assistent “Sunny” en/of medewerkers) en calamiteitendienst.

In deze privacy policy leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Happy Guest is de verwerkingsverantwoordelijke.

Bedrijfsgegevens:
Happy Guest by VHB group
E-mail: info@happyguest.nl
Website: www.happyguest.nl

3. Rollen en verantwoordelijkheden

  • Voor gegevens van huiseigenaren: Happy Guest is verwerkingsverantwoordelijke.

  • Voor gegevens van gasten: in veel gevallen treedt Happy Guest op als verwerker namens de huiseigenaar (de klant), tenzij wij zelfstandig doeleinden bepalen (zoals serviceverbetering of beveiliging).

Met klanten sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst.

4. Persoonsgegevens die wij verwerken

4.1 Gegevens van huiseigenaren

  • Naam en contactgegevens

  • Adresgegevens

  • E-mailadres en telefoonnummer

  • Accountgegevens

  • Betalings- en facturatiegegevens

  • Informatie over het vakantiehuis (inhoud welkomstmap)

4.2 Gegevens van gasten

(afhankelijk van gebruik door huiseigenaar)

  • Naam

  • Contactgegevens (e-mail/telefoon)

  • Verblijfsgegevens

  • Communicatie via chat, telefoon of e-mail

  • Eventuele meldingen/calamiteiten

4.3 Automatisch verzamelde gegevens

  • IP-adres

  • Apparaat- en browsergegevens

  • Loggegevens

  • Gebruik van diensten

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende AVG-rechtsgronden:

Doel Rechtsgrond
Levering van diensten (welkomstmap, support) Uitvoering overeenkomst
Abonnement- en facturatiebeheer Uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting
Klantenservice en communicatie Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Verbetering diensten Gerechtvaardigd belang
Beveiliging en fraudepreventie Gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen (bijv. administratie) Wettelijke verplichting
Marketing (indien van toepassing) Toestemming / gerechtvaardigd belang

6. Gegevensdeling

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk met:

  • Betalingsproviders

  • Hosting- en IT-leveranciers

  • Telecommunicatie- en supporttools

  • AI- en chatdienstverleners

  • Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht)

Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG.

7. Doorgifte buiten de EER

Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

  • Standaard Contractbepalingen (SCC’s)

  • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie

8. AI en chatfunctie (Sunny)

  • Chatgesprekken kunnen worden opgeslagen voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden

  • Gegevens kunnen (gedeeltelijk) geautomatiseerd worden verwerkt

  • Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats

Gebruikers worden geadviseerd geen gevoelige persoonsgegevens te delen via chat.

9. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

  • Klantgegevens: tot 2 jaar na einde overeenkomst

  • Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)

  • Support- en communicatiegegevens: maximaal 2 jaar

  • Loggegevens: maximaal 12 maanden

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • Versleutelde verbindingen (SSL/TLS)

  • Toegangsbeperkingen en authenticatie

  • Logging en monitoring

  • Regelmatige beveiligingsupdates

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben de volgende rechten:

  • Recht op inzage

  • Recht op rectificatie

  • Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”)

  • Recht op beperking van verwerking

  • Recht op dataportabiliteit

  • Recht van bezwaar

Verzoeken kunnen worden ingediend via: [e-mailadres]

Wij reageren binnen 30 dagen.

12. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

  • Functionele cookies: noodzakelijk

  • Analytische cookies: geanonimiseerd (indien mogelijk)

  • Marketingcookies: alleen met toestemming

Zie onze cookieverklaring voor details.

13. Datalekken

In geval van een datalek:

  • melden wij dit indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens

  • informeren wij betrokkenen indien vereist

14. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen zonder toestemming van ouders/verzorgers.

15. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacy policy te wijzigen. De meest actuele versie staat op onze website.

16. Klachten en toezichthouder

Bij klachten kunt u contact opnemen via bovenstaande gegevens.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Happy Guest

Info@happyguest.nl